Une nouvelle version majeure de SAP Invoice Management par OpenText (VIM) est sortie en octobre 2020 et a depuis été augmentée de nombreuses versions intermédiaires (actuellement en version 6 pour l’année 2023).
Cette version 7.6 (pour les clients SAP ECC6) ou 20.4 (pour les clients SAP S/4HANA), a apporté de nombreuses améliorations, les utilisateurs de VIM étant à présent en mesure d’améliorer drastiquement leur efficacité et d’accroître leur capacité d’intégration et d’extension d’utilisation de la solution au-delà de la finance, via des extensions packagées.
À noter que toutes ces mises à jour servent également à aligner la version VIM compatible avec les dernières versions SAP, dans un souci de compatibilité constante entre les mondes SAP et Opentext.
Bénéficier des dernières innovations et de nouvelles fonctionnalités
En montant de version, vous allez pouvoir bénéficier des dernières améliorations et nouvelles fonctionnalités de VIM, dont voici quelques exemples :
- Modifications du droit d’usage des licences pour un périmètre de fonctionnalité documentaire plus large :
Les clients VIM ont maintenant le droit d’utiliser tous les flux SAP Digital Content Processing by OpenText Solutions. Désormais, tous les flux d’intégration de commandes de vente, devis, confirmations de commandes, ou bons de livraison peuvent être traités avec la même solution sans licence complémentaire.
Le décompte des licences Opentext s’effectue maintenant par nombre de documents et plus par nombre de factures.
Nouveau moteur de reconnaissance et d’identification des business Partner qui s’appuie sur la technologie Machine Learning, il s’agit de la solution intelligent Capture en remplacement de Business Capture Center et qui apporte notamment les améliorations suivantes :
- Règles de détermination du fournisseur et de la société destinataire optimisées et basées sur les données clés de votre base fournisseur SAP.
- Composant avancé d’apprentissage automatique. Ainsi, si le système ne peut pas identifier une entité commerciale, il est très simple de le « former » afin d’assurer une reconnaissance automatique des factures suivantes du fournisseur.
- Nouvelles interfaces pour le vidéocodage et l’apprentissage qui offrent plus de flexibilité avec différentes possibilités de traitement :
- Via SAP GUI ; avec l’intégration du composant single click entry qui vous permet de récupérer la valeur du PDF vers le champ correspondant et contribuer à l’auto-apprentissage de la reconnaissance pour les cas suivants en même temps que l’indexation de la facture.
- Via l’outil Validation capture qui vous permet maintenant de sélectionner les factures à valider par utilisateur.
- Via une application Fiori dédiée, optimisée, pour la validation et l’apprentissage et vous permet une meilleure accessibilité via un navigateur web sans installation d’un composant sur le poste utilisateur.
- La mise à disposition d’outils et d’interfaces d’analyse fine des résultats de la reconnaissance OCR, permet une meilleure identification des axes d’apprentissage.
- Gestion simplifiée de sauvegarde et de transport des modèles d’apprentissage d’un environnement à un autre, ils peuvent être désormais versionnés et désactivables.
Nouvelles fonctionnalités d’automatisation Smart Coding :
- La nouvelle fonction d’aide à la saisie Smart Coding basée sur un algorithme avancé d’apprentissage, détecte automatiquement le schéma d’imputation des factures sans commande déjà comptabilisées dans votre système pour le même fournisseur.
- Le système propose alors des imputations comptables et analytiques basées sur l’expérience passée, avec un indice de confiance associé.
- Lorsqu’un compte GL est identique, mais que VIM a un doute sur le centre de coûts, le système peut présenter plusieurs choix classés en fonction de leur fréquence d’apparition et selon la manière dont ils ont été utilisés dans le passé pour ce fournisseur.
- VIM peut être configuré pour saisir automatiquement le schéma d’imputation dont la confiance est à 100%, sans solliciter l’utilisateur pour l’étape de saisie ou d’imputation, et envoyer la facture directement en approbation.
- En complément, la fonctionnalité Smart Coding est aussi disponible dans l’application FIORI d’imputation des factures sans commande.
Gestion élargie des applications Fiori dans le processus VIM :
Opentext a étendu l’utilisation des applications Fiori à de nouvelles étapes du processus de traitement des factures VIM et ceci afin d’offrir une meilleure accessibilité et expérience utilisateur, il est désormais possible d’effectuer les tâches suivantes depuis une application Fiori dédiée :
- Vidéocodage & apprentissage via Fiori Capture Validation Workplace
- Approbation des factures en masse ou unitairement via Invoice Approval Workplace Fiori app
- Imputation comptable et analytique via Invoice Approval Workplace Fiori app
- Traitement des anomalies/exceptions par les comptables via Accounts Payable Workplace Fiori app
- Application Fiori pour le paramétrage des préférences utilisations (langue, délégation, notifications…)
- Rapport transverse sur les factures en cours de traitement dans VIM via Fiori Vendor Invoices Report app
Déploiement des applications Fiori sur SAP Business Technology Platform (BTP), « Cloud Foundry environment » est maintenant supporté.
Autres nouvelles fonctionnalités :
- Ajout de nombreux raccourcis clavier et d’options d’accessibilité dans l’interface utilisateur VIM afin d’améliorer la productivité et l’expérience utilisateur.
- Possibilité de renseigner un motif de rejet préconfiguré durant le processus d’approbation des factures dans VIM.
- Prise en charge des factures avec calcul de taxes complexes via l’ajout d’une nouvelle interface de saisie dédiée.
Mise à disposition de versions SAAS pour l’OCR et l’Archivage :
- Aucun serveur à préparer dans vos locaux pour gérer l’OCR, ni de monitoring à effectuer.
- Réduction drastique de l’infrastructure d’archivage (seul un serveur de rebond persiste pour assurer une sécurité optimale d’accès aux images factures).
- Avec les solutions SAAS, vous avez l’assurance de bénéficier de la dernière en date et n’êtes soumis à aucune obsolescence du produit.
- Dans le cas du SAAS, vous n’êtes pas soumis à une version d’OS (alors que les versions On Premise le sont).
Satisfaction des utilisateurs
Les améliorations des fonctionnalités apportées par les dernières versions de VIM peuvent augmenter la satisfaction utilisateur en simplifiant leurs tâches et en améliorant leur expérience utilisateur.
La nouvelle version de VIM est conforme aux réglementations
Les nouvelles versions de VIM incluent des mises à jour pour se conformer aux réglementations fiscales et légales en constante évolution :
Notamment par la prise en charge de nombreux formats de e-invoices (Italie, Allemagne, Suisse, Chine…). Mais également par la possibilité d’intégration et d’interopérabilité avec les connecteurs du marché (en particulier avec le connecteur A2C proposé par Applium) et ainsi se conformer à la prochaine loi française des finances sur la facturation électronique dont le calendrier d’applicabilité démarre dès septembre 2026.
Performances améliorées
Les nouvelles versions VIM intègrent des optimisations qui permettent de réduire le temps de traitement et les temps d’attentes pour les utilisateurs :
- Amélioration du temps de traitement de l’étape de reconnaissance en ciblant les pages à traiter.
- Amélioration du temps de chargement des factures dans l’application de capture validation.
- Réduction du trafic réseau grâce à la mise en cache intelligente des images.
Correction de bugs & stabilité
Les nouvelles versions VIM corrigent les bugs et les problèmes identifiés dans les versions antérieures, ce qui contribue la stabilité du système et réduit les interruptions opérationnelles.
Support technique
Les versions plus récentes bénéficient d’une assistance technique et d’un support à jour des éditeurs SAP et Opentext.
