Une nouvelle version majeure de SAP Invoice Management par OpenText (SIM ou VIM) est sortie en octobre 2020. Cette nouvelle version 7.6 (pour les clients SAP ECC6) ou 20.4 (pour les clients SAP S/4HANA), apporte de nombreuses améliorations :

• modifications du droit d’usage des licences pour un périmètre de fonctionnalité plus large,
• améliorations techniques sur les flux de travail et d’interface,
• nouvelles fonctions d’automatisation conçues pour aider les entreprises à augmenter leur retour sur investissement.

Avec cette nouvelle version, les utilisateurs de SIM/VIM sont en mesure d’améliorer drastiquement l’efficacité, d’accroître leur capacité d’intégration et d’étendre leur utilisation de la solution au-delà de la finance, via des extensions packagées

Ces mises à jour servent également à aligner la feuille de route de SIM/VIM avec la stratégie globale de SAP, en particulier la feuille de route SAP Fiori et la feuille de route SAP S/4HANA, que ce soit pour les environnements On-premise ou Cloud.

Les nouveautés de VIM

Cycle de vie de VIM

En octobre 2020, OpenText a sorti les dernières versions de VIM. Pour SAP ECC6, la version actuelle est maintenant la 7.6 et pour SAP S/4HANA, vous pouvez passer à la version 20.4. Les deux versions devraient être prises en charge jusqu’en 2025, avec deux nouvelles sorties prévues chaque année.
Si vous utilisez toujours SAP ECC 6.0, gardez à l’esprit qu’il sera entièrement pris en charge jusqu’en 2027, mais de nombreuses nouvelles fonctionnalités d’automatisation et de machine learning à venir ne seront pas compatibles car s’appuieront sur la plate-forme S/4HANA.
Gardez cela à l’esprit lorsque vous considérez vos mises à niveau immédiates et les mises à jour de votre solution VIM : les initiatives d’aujourd’hui pourraient simplifier votre démarche de migration ultérieure, ceci en optant pour une transition en douceur.

Modification du périmètre d’usage des licences

Le premier changement c’est produit en mars 2020 lorsque OpenText a informé tous les clients VIM existants d’un changement important concerne le droit d’usage couvert par les licences. En résumé, le message est le suivant : « les clients VIM ont maintenant le droit d’utiliser tous les flux SAP Digital Content Processing by OpenText Solutions. ». Désormais, les licences VIM permettent de couvrir l’ensembre des flux d’intégration de commandes de vente, devis, confirmations de commandes, ou bons de livraison et non seulement les factures fournisseurs. La métrique des licences VIM est désormais le nombre de « documents » et non plus le nombre de «factures » traitées annuellement par la solution. 

Désormais, les licences VIM permettent d’intégrer tous types de documents dans SAP!!

Ce changement s’applique aussi bien aux nouveaux clients qu’aux clients existants.

VIM Solution et VIM Beyond finance

En octobre 2020, OpenText a publié une mise à jour de la solution qui a fourni les fonctionnalités nécessaires permettant de tirer parti du changement de licence.
En effet, la gestion des factures fournisseurs (VIM) 7.6/20.4 d’OpenText comprend depuis cette date la puissance de la solution Digital content Processing (DCP). Cette fusion d’applications permet aux entreprises d’utiliser des processus numériques entièrement automatisés au-delà de l’aspect comptable traditionnel de VIM, dans une gamme plus large de documents métiers.

En effet, OpenText a transformé VIM en une puissante plate-forme d’automatisation des documents qu’ils appellent maintenant VIM Beyond Finance. Cette plateforme est capable de traiter les factures, les confirmations de commandes, les bons de livraison, les commandes de vente et plus encore. De nombreuses organisations profitent déjà de cette capacité accrue à gérer de nouveaux flux métiers.  

L’essentiel est que les clients VIM existants peuvent maintenant étendre leur solution en s’appuyant sur leur plate-forme existante, et les nouveaux clients implémentant VIM pour la première fois sont en mesure de l’utiliser pour un éventail beaucoup plus large de cas d’utilisation.

Dans les deux cas, le modèle de flux de travail établi de VIM est utilisé pour automatiser le traitement des documents entrants sous leur forme papier, fax, e-mail, EDI, ou encore sous forme de portail ou de plateforme plus avancés, tels que SAP Ariba, COUPA ou SMART Source-to-Pay de GEP.

Cela permet à une entreprise d’utiliser avec souplesse chaque canal source à mesure qu’elle grandit et mûrit, sans avoir à mettre en œuvre des solutions supplémentaires.

Capacité élargie de robotisation (RPA)

L’une des forces d’une solution intelligente est sa capacité à tirer parti de l’automatisation robotique des processus ( Robotic Business Automation RPA) pour bon nombre des tâches fastidieuses requises tout au long des processus. Avec cette mise à jour, VIM élargit sa capacité d’automatisation avec SAP iRPA (Intelligent RPA), fournissant des points d’intégration supplémentaires dans VIM pour les appels  en lien avec une solution RPA. Par exemple, dans un processus de commande de vente, le système peut utiliser un Bot RPA pour récupérer un e-mail à partir d’une boîte de réception, récupérer la commande de vente qui s’y trouve, et le capturer dans le système VIM.
Il peut ensuite évaluer s’il faut archiver le document, l’envoyer à OCR ou l’envoyer dans un cadre de règles métier plus complexes.
Une fois qu’il publie ou crée la commande de vente, un autre bot RPA peut envoyer une mise à jour au système CRM, mettre à jour un fichier Excel et déclencher une confirmation par e-mail au responsable du compte de l’organisation qui a créé la commande de vente.

Les possibilités offertes par la solution pour gagner du temps et éliminer les tâches manuelles simples sont infinies avec ce type d’automatisation. Et elles peuvent se traduire par des centaines de milliers de minutes économisées chaque année au sein d’une grande organisation.

LES AMELIORATIONS DE VIM

Cette mise à jour comprend un large éventail de mises à jour techniques, d’améliorations du processus et d’ajouts fonctionnels qui augmentent la capacité générale de la solution VIM. Vous trouverez ci-après quelques-uns des principaux ajouts (cette liste est non exhaustive, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir davantage de détails sur ces fonctionnalités).

Sélection manuelle des factures à vidéocoder

L’une des améliorations apportées au processus dans la mise à jour 7.6/20.4 est la possibilité de déclencher facilement la validation de la lecture OCR sur les documents individuels, à partir d’un cockpit de validation présent dans SAP. Traditionnellement, le processus de validation de la lecture des factures est un flux first-in, first-out où tous les documents sont mis en file d’attente et l’équipe AP les adresse un par un dans l’ordre où ils ont été reçus.

Avec cette mise à jour, VIM fournit un cockpit de validation où tous les documents en statut ‘Prêt pour Validation’ sont disponibles. Ce cockpit contient une fonction ‘Exécuter’ qui ouvre l’écran du client de validation et permet un accès instantané à la validation sur n’importe quelle facture, en fonction de votre besoin.

Cela permet aux processeurs de hiérarchiser les factures urgentes qui ont besoin d’une attention immédiate Dans le concept, cela semble être un simple changement, mais il fournit une quantité substantielle de flexibilité qui permet aux acteurs d’organiser et prioriser le traitement des documents en fonction de leur besoin opérationnel.

Nouvelle fonctionnalité le « Smart coding »

Une nouvelle fonctionnalité disponible dans cette mise à jour est ciblée sur les factures sans commandes, et s’appelle Smart Coding. Par le passé, nous avons utilisé le codage automatique (« Auto-coding ») qui permettait aux administrateurs de prédéfinir les valeurs d’imputation pour certaines combinaisons de code fournisseur et de code société. La nouvelle fonction de  Smart Coding étend cette fonctionnalité, avec des algorithmes avancés d’apprentissage automatique qui détectent nativement et sans intervention humaine des factures semblables. Le système propose alors des lignes comptables basées sur l’expérience passée, avec un indice de confiance.

Lorsqu’un compte GL est identique, mais que le centre de coûts n’est pas clair, le système peut présenter plusieurs choix classés en fonction de leur fréquence d’apparition et selon la manière dont ils ont été utilisés dans le passé pour ce fournisseur. Une fois qu’un choix d’imputation proposé automatiquement atteint un indice de confiance de 100%, les administrateurs peuvent configurer le système pour le proposer automatiquement, sans solliciter l’utilisateur pour l’étape de saisie ou d’imputation, et envoyer la facture directement à un approbateur.

En complément, la fonctionnalité Smart Coding est aussi disponible dans l’application FIORI d’imputation des factures sans commande.

Traduction ‘In-line’

La Version 7.6/20.4 de VIM inclut également une nouvelle fonction qui permet au système de traduire les commentaires des utilisateurs dans d’autres langues.

Le plus souvent requis dans les grandes entreprises, cela est précieux pour les organisations internationales avec des utilisateurs qui partagent la responsabilité d’un même processus dans différentes régions dont la langue d’usage n’est pas la même.
Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs peuvent facilement ajouter et lire des commentaires avec des traductions fournies dans la solution, que ce soit via les interfaces SAP GUI ou Fiori.

Bien sûr, les administrateurs doivent intégrer VIM à un service de traduction comme Bing Translate, Google Translate. Les prix des services de traduction peuvent varier en fonction de facteurs tels que le volume de traduction, les langues et le calendrier, mais il existe une gamme d’options qui correspondent à la plupart des exigences d’utilisation et des budgets.

Détermination des Business Partner

Dans la version précédente d’Intelligent Capture, il y avait des difficultés à déterminer le fournisseur ou l’entité commerciale client pour les factures fournisseurs ou les commandes de vente. Le problème était enraciné dans le fait que la solution de capture précédent n’utilisait pas entièrement la recherche basée sur l’adresse (qui est propre à la solution ICC/BCC, mais a été transposée dans la nouvelle version d’Intelligent Capture).

Au-delà de tirer parti de l’IBAN ou du Tax ID pour déterminer le fournisseur ( ceux-ci ne sont souvent pas répertoriés sur une facture basée aux États-Unis, même s’ils sont communs en Europe),  la nouvelle mise à jour V7.6 et 20.4 affine la logique du système arrière-plan en améliorant et automatisant la façon dont les fournisseurs et les clients sont déterminés. En résultat, cela permet une détermination plus précise des entités commerciales pour les sources américaines et européennes.
Il y a également un composant avancé d’apprentissage automatique. Ainsi, si le système ne peut pas trouver une entité commerciale, il est très simple de le former afin que l’intégration des factures suivantes ne pose pas de problème de reconnaissance de l’entité commerciale ou du fournisseur.

Transfert des données d’apprentissage

Bien qu’Intelligent Capture ait pu migrer d’anciennes données d’apprentissage BCC vers une nouvelle solution, elle n’avait pas la capacité d’importer des données d’apprentissage supplémentaires après la configuration. Il s’agissait d’un obstacle à l’efficacité puisque de nombreuses entreprises espéraient ré-utiliser des systèmes de qualité pour tester et former leur solution sur des fournisseurs à fort volume avant leur mise en service ou sur un système non-productif. Ils ne voulaient pas avoir à recommencer à zéro dans leur environnement de production.

Avec la version la plus récente, les entreprises peuvent facilement importer des données d’apprentissage, ce qui leur permet de commencer un apprentissage sur les scénarios de fournisseurs et de documents dès le début du processus de développement. Ensuite, dans le cadre de la bascule go-live, ils peuvent transférer la totalité des données d’apprentissage dans l’environnement de production. Cela permet d’économiser beaucoup de travail et permet un processus d’apprentissage et de mise à niveau beaucoup plus efficace.

Contrôle d’extraction basé sur les pages

Un cas d’utilisation courante que la solution de capture précédente n’était pas en mesure de traiter par le passé était celui où seules quelques pages d’un document soumis devaient être saisies. Les pages de couverture, les instructions de sécurité détaillées, les pages de fermeture ajoutent toutes des pages supplémentaires qui prennent du temps et viennent artificiellement augmenter le nombre de documents à capturer ( même si elles ne sont pas importantes pour l’utilisation commerciale des documents).

Pour résoudre ce problème, la solution de capture peut désormais limiter l’extraction OCR sur les documents, en fonction d’un certain nombre de pages, au lieu de capturer automatiquement le document complet : en effet, il est maintenant possible de choisir d’extraire un nombre X de premières pages et/ou un nombre X de dernières pages.
Par exemple, il est possible de configurer le système pour extraire les 2 premières pages et les deux dernières pages de chaque document. Ce contrôle permet une efficacité accrue et diminue le temps de capture total par document.
 

Nouveau mode d’extraction des PDF

Il existe également un nouveau mode d’extraction pour les documents PDF qui permet à l’OCR de sauter les pages e-texte. Cela permet au système d’interpréter du texte intégré au PDF, au lieu de le numériser et de réinterpréter une page entière. Cela réduit le temps de capture ainsi que le volume de données du document complet dans le système.

Interprétation des feuilles de Patch Code

Les codes à barres sont des modèles de codes à barres uniques qui sont utilisés pour faciliter la numérisation efficace de lots de documents. Ils fournissent des instructions au scanner, sur la façon d’organiser et de regrouper des pages spécifiques dans une pile de documents. Bien que cette pratique soit de moins en moins courante à mesure que le traitement sur papier est remplacé par la soumission électronique, certaines régions s’appuient encore dessus. En réponse à cela, Intelligent Capture peut à présent lire et interpréter les feuilles de patch code, et arrêter l’OCR pour les documents qui ne doivent pas être capturés.

Gestion Fiori élargie

SAP Fiori est la couche d’expérience utilisateur des applications SAP. Elle n’a pas été laissée de côté lors des dernières mises à jour de VIM 7.6/20.4. A ce jour, il existe deux applications génériques, onze tuiles spécifiques à VIM, quinze tuiles ciblées P2P et O2C, et vingt sources de données analytiques ODATA. Cela signifie que les tuiles Fiori et l’expérience sophistiquée et rationalisée qu’elles apportent continueront de faire partie intégrante de l’environnement VIM pour les années à venir.

Fiori Analytics

Une note importante à comprendre dans cette version se rapporte aux Tuiles analytiques. Dans une décision stratégique, OpenText ne fournit pas de Tuiles de rapports Fiori spécifiques pour l’analyse, mais fournit les flux de données qui peuvent être consommés pour fournir des données analytiques. Cela permet aux clients de choisir tous les outils Fiori Analytics et de configurer les applications en réponse à leurs besoins spécifiques. Cela permet une meilleure intégration avec les pages d’aperçu SAP et permet d’obtenir des informations et d’analyser à l’aide d’outils SAP S/4HANA natifs.

Fiori Vendor Invoices Report

Une nouvelle tuile est proposée dans la version 7.6/20.4 de VIM. Elle se nomme Vendor Invoices Report et est l’équivalent de VIM Analytics dans Fiori. Ce nouveau report n’est pas aussi étendu que la VIM Analytics dans SAP, mais elle fournit des fonctionnalités similaires et affiche les données et informations les plus importantes.
Les entreprises seront en mesure de sélectionner et de filtrer toutes les factures enregistrées dans VIM, et de consulter les détails de facture, y compris les champs, l’historique, les pièces jointes, l’historique de traitement et le journal d’approbation.
Ce Report prend également en charge la navigation sémantique vers et depuis les applications SAP, comme par exemple vers la « Fiche fournisseur » ou vers la gestion de la commande d’achat.

Analyses OCR supplémentaires  

Une autre mise à jour récente concerne l’analyse OCR élargie. À partir de la version VIM 7.6/20.4, un nouveau Report est disponible pour fournir une analyse de l’étape de capture et permettre de comprendre la façon dont la solution OCR fonctionne. Ceci est extrêmement utile pour surveiller la capacité du système à réaliser l’OCR et mettre le doigt sur les problématiques récurrentes avec certains fournisseurs ou certains types de documents.
Voici quelques-unes des données du report :

Chacune de ces fonctionnalités se combine pour fournir un processus de capture de documents plus efficace, moins sujet à l’erreur et permettant à vos équipes de concentrer leur temps sur des tâches à forte valeur ajoutée.