La fluidification des échanges entre clients et fournisseurs est un enjeu important de productivité et de réduction des coûts.
Pourtant, il existe peu de solutions pertinentes lorsque il s’agit de mettre en oeuvre un portail moderne, ergonomique, parfaitement intégré à SAP ERP (SAP ECC6 ou SAP S/4HANA) et d’un coût modéré.
Fort de ce constat, Applium a développé SRP (Supplier Relationship Portal), dont l’objectif est de répondre aux besoins suivants :
Pour les fournisseurs :
- vérifier simplement et à tout moment le statut de ses factures, sans avoir à appeler vos services
- afficher les informations relatives aux modalités de paiement
- créer des factures directement
- transformer des commandes d’achat en factures
- ajouter des pièces jointes et commentaires à des factures existante
Pour les sociétés utilisatrices de SAP :
- diminuer fortement les appels des fournisseurs. Vos équipes comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et accroître leur productivité
- améliorer les relations avec vos fournisseurs
- réduire les délais de traitement des factures fournisseurs et de respecter les délais légaux de règlement des factures (lois Macron)
- bénéficier d’une piste d’audit (tout action dans le portail est tracée et conservée)
- diminuer les coûts de traitement des factures fournisseurs
Powered by SAP Business Technology Platform (BTP)
En tant que partenaire SAP, Applium a fait le choix de développer et héberger son portail fournisseurs SRP sur la plateforme de services Cloud (Paas) de SAP : SAP Business Technology Platform.
Applium est revendeur autorisé de SAP BTP.
Disponible en version 1.0 à compter du 1er septembre 2018, les fonctionnalités sont les suivantes :
- Connexion sécurisée
Entrôlement des nouveaux fournisseurs :
- Création d’un utilisateur pour chaque nouveau fournisseur devant accéder au portail
- Activation du compte par le fournisseur
Menu de sélection :
- 4 tuiles disponibles :
- Gestion des informations et documents administratifs
- Visualisation des en cours de commandes avec possibilité de création d’une facture (ou avoir)
- Consultation de statut des factures
- Dépôt de factures
Informations et documents administratifs des fournisseurs
- Informations légales du fournisseur
– Adresses et contacts
– Coordonnées bancaires
– Conditions de paiement
– … - Informations administratives (Siret, TVA Intracom, N° Insee, N° Urssaf, agrément formation…)
- Présentation du fournisseurs et de ses produits
- Organigramme et principaux contacts
- Documents administratifs (Kbis, attestation Urssaf, liste des salariés étrangers, attestation de régularité fiscale, attestation d’assurance…)
- Autre documents (certificats qualité, agréments divers…)
- Contrôle des dates de validité des documents avec alertes
Création d’une facture ou d’un avoir :
- Affichage de la liste de commandes d’achat issues de SAP ERP
- Recherche par période ou par saisie d’un numéro de commande
- Lancement du processus de facturation en cliquant sur le bouton « Créer facture » pour une ou plusieurs commandes sélectionnées
- Création de la facture (ou de l’avoir) via formulaire : indication des quantités et montants
- Cliquer sur « Valider » pour passer à l’étape suivante
- Une fois la validation effective, il n’est plus possible de modifier la facture
- Aperçu de la facture au format PDF avant confirmation
- Possibilité de téléchargement du PDF créé
- Cliquer sur « Confirmer » pour envoyer la facture.
- La conformité de la facture dépendra des informations préalablement renseignées dans la tuile « gestion des données fournisseurs »
Vue 360° du statut des factures
- Recherche de factures par période ou par numéro de facture (toutes les factures concernant le fournisseur, y compris celles non envoyées via le portail)
- Affichage de la ou des factures concernées, avec indication du statut
- Possibilité d’afficher l’image de la facture (si disponible dans SAP ERP)
Déposer une ou plusieurs factures :
- Upload d’un ou plusieurs fichiers (tous formats)
- Sélection des factures pour envoi
- Envoi vers SAP ERP en cliquant sur le bouton « Envoyer »
- Gestion d’un log de suivi des dépôts de factures
- Envoi d’une alerte au service comptabilité concerné
Principales caractéristiques :
- Responsive Design
- Disponible en langue française et anglaise. Traduction dans d’autres langues possible de manière simple
- Personnalisation des écrans et formulaires de factures par le client et/ou par les fournisseurs
- Gestion des accès utilisateurs par « SAP authentification »
- Multi sociétés
- Fortes possibilités de personnalisation et adaptation
- Connexion standard avec SAP Invoice Management by OpenText (adaptations à prévoir pour d’autres solutions)
- Possibilité de dépôt des factures sur un serveur de document existant (adaptations à prévoir selon les solutions)
Les bénéfices du portail SRP :
- Digitalisation : suppression de flux papiers et des tâches manuelles associées
- Intégration : les factures sont intégrées à l’ERP et à votre solution de dématérialisation de factures (OpenText, Readsoft, Itesoft…)
- Contrôle : les contrôles sont gérés via l’ERP, facilitant la maintenance et l’évolution des règles de gestion
- Validation : uniquement les factures qui contiennent les données minimales requises passeront le processus de validation et seront intégrées dans SAP ERP
- Réduction des erreurs : élimination des erreurs liées au mauvais enregistrement des données ou à une interprétation erronée des documents.
- Traçabilité : les factures reçues correspondent aux commandes, ce qui simplifie les procédures de contrôle par le service comptable.
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